Polityka prywatności (wersja robocza)

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych osobowych jest [DANE PODMIOTU], [ADRES SIEDZIBY], NIP [NIP], REGON [REGON], [KRS lub CEIDG] [NUMER].

Kontakt w sprawach danych osobowych: [E-MAIL DO SPRAW DANYCH].

Inspektor ochrony danych: [IOD, JEŚLI WYZNACZONY].

2. Zakres polityki

Polityka dotyczy strony internetowej [DOMENA] oraz konwertera faktur, w tym wersji bezpłatnej (beta) i planowanego płatnego pakietu konwersji.

Usługa nie wymaga zakładania konta. Nie zbieramy imienia, nazwiska ani adresu e-mail osób korzystających z wersji bezpłatnej.

3. Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu

3.1 Faktury, które przesyłasz do konwersji.

Przesyłasz plik PDF lub zdjęcie faktury. Zamierzamy odczytywać i przetwarzać plik w pamięci serwera, a wynikowy plik XML zwracać do Twojej przeglądarki. Ten sposób działania zostanie potwierdzony testem przed uruchomieniem konwertera.

• Cel: wykonanie konwersji, na Twoje żądanie.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie usługi).

• Zakres: dane zawarte w fakturze, w tym dane sprzedawcy i nabywcy (np. imię, nazwisko, adres, NIP, numer rachunku). Mogą to być także dane osób trzecich, które są nabywcami lub kontrahentami Twojej firmy.

• Przechowywanie: zamierzamy nie zapisywać pliku faktury ani wynikowego XML w bazie danych, pamięci masowej ani w logach aplikacji i usuwać je z pamięci po zakończeniu konwersji. Sprawdzimy to testem przed uruchomieniem konwertera.

• Przetwarzanie przez AI: fragmenty treści faktury są wysyłane do dostawcy modelu AI (sekcja 5).

• Przed pobraniem XML zweryfikujesz pola na ekranie "Przegląd i korekta" (planowane). Zakres odpowiedzialności za zgodność danych z przepisami określi regulamin po przeglądzie prawnym.

Jeśli przesyłasz dane osób trzecich (np. nabywców), działasz jako administrator tych danych w swojej firmie. Wobec tych osób masz obowiązek poinformowania ich w zakresie wymaganym przez RODO. Przetwarzając te dane w naszej usłudze, działamy w zakresie Twojego polecenia, jako podmiot przetwarzający.

3.2 Wersja bezpłatna (beta): limit konwersji.

Aby ograniczyć nadużycia i zapewnić dostępność usługi dla wszystkich, stosujemy limit bezpłatnych konwersji (aktualnie 3 w miesiącu na przeglądarkę).

W tym celu przetwarzamy:

• identyfikator tokenu zapisany w ciasteczku z flagą HttpOnly w Twojej przeglądarce, przechowywany wyłącznie jako skrót z kluczem,

• skrót kryptograficzny z kluczem z adresu IP, obcięty do prefiksu sieci (/24 dla IPv4, /64 dla IPv6),

• licznik konwersji w bieżącym miesiącu.

• Cel: ochrona przed nadużyciami i egzekwowanie limitu bezpłatnych konwersji.

• Podstawa prawna: uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w zapobieganiu nadużyciom.

• Okres przechowywania: dane z tej sekcji są usuwane po zakończeniu bieżącego miesiąca kalendarzowego.

• Skutek: limit może zostać osiągnięty przez wszystkich użytkowników jednego prefiksu sieci, a konwersje mogą być chwilowo wstrzymane, gdy łączny koszt usługi przekroczy próg.

Skrót kryptograficzny nie jest przechowywany w postaci jawnej. Klucz nie jest przechowywany w bazie danych.

3.3 Weryfikacja Turnstile.

Planujemy użycie usługi Cloudflare Turnstile, która sprawdzi, czy użytkownik jest człowiekiem. W wersji beta, w której konwerter nie działa, Turnstile nie jest uruchomiony. Turnstile może przetwarzać adres IP, informacje o przeglądarce i sygnały techniczne oraz ustawiać własne pliki cookies techniczne.

• Cel: ochrona przed botami i nadużyciami.

• Podstawa prawna: uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3.4 Płatności (planowane).

Płatny pakiet będzie obsługiwany przez Stripe: strona płatności Stripe Checkout i obsługa podatku VAT Stripe Tax (nazwy produktów Stripe).

• Dane: adres e-mail i dane rozliczeniowe podane w Stripe, identyfikatory transakcji i subskrypcji, dane do faktury VAT, jeśli je podasz.

• Cel: realizacja zamówienia, rozliczenie, obowiązki podatkowe.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.

• Stripe może być odrębnym administratorem w zakresie części danych.

3.5 Kontakt.

Jeżeli wyślesz do nas wiadomość e-mail, przetwarzamy jej treść i adres nadawcy, aby na nią odpowiedzieć.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (odpowiedź na zapytanie) lub lit. b (jeżeli dotyczy umowy).

• Okres przechowywania: [OKRES PRZECHOWYWANIA].

3.6 Logi techniczne.

Dostawca hostingu (Cloudflare) przechowuje logi techniczne, które mogą zawierać adres IP i dane żądania, przez okres określony w jego warunkach.

3.7 Lista oczekujących na uruchomienie konwertera.

[Do potwierdzenia]

Jeśli zapiszesz się na listę oczekujących, podajesz swój adres e-mail, abyśmy mogli poinformować Cię o uruchomieniu konwertera. Zapis na listę jest dobrowolny i nie jest warunkiem korzystania z wersji bezpłatnej.

• Cel: poinformowanie Cię o uruchomieniu konwertera.

• Podstawa prawna: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażona przez zaznaczenie zgody w formularzu.

• Zakres: adres e-mail, język formularza (polski lub angielski), wersja treści zgody, data i godzina wyrażenia zgody oraz oznaczenie źródła zapisu (strona). Nie zbieramy adresu IP ani informacji o przeglądarce i urządzeniu w tym zapisie.

• Odbiorca: dane są przechowywane w bazie Cloudflare D1 (sekcja 4).

• Okres przechowywania: do momentu poinformowania Cię o uruchomieniu konwertera lub wycofania zgody, [OKRES PRZECHOWYWANIA NA LIŚCIE OCZEKUJĄCYCH].

• Wycofanie zgody: możesz ją cofnąć w każdej chwili, pisząc na adres [E-MAIL DO SPRAW DANYCH]. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

• Brak profilowania: nie profilujemy osób z listy i nie wykorzystujemy adresu e-mail do innych celów ani do zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

4. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Z każdym podmiotem przetwarzającym dane w naszym imieniu zamierzamy zawrzeć umowę powierzenia (DPA) zgodnie z art. 28 RODO, zanim zacznie on przetwarzać dane użytkowników. [Do potwierdzenia]

Podmiot — Rola — Cel — Lokalizacja — Uwagi

Cloudflare, Inc. — Hosting, funkcje serwerowe (Workers), baza D1, zapora aplikacji webowych (WAF), Turnstile (planowane), (później) wysyłka e-mail — Hosting i bezpieczeństwo — USA i UE (w zależności od usługi)

Anthropic, PBC — Dostawca modelu AI do odczytu faktury — Odczyt pól faktury — USA

Stripe, Inc. (i Stripe Payments Europe, jeśli dotyczy) — Płatności i podatek VAT — Płatności (planowane) — USA / Irlandia

Nie sprzedajemy danych. Nie udostępniamy danych do celów marketingowych.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Część dostawców ma siedzibę lub przetwarza dane w USA. Przekazanie będzie się odbywać na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską albo decyzji o adekwatności, np. ramy ochrony danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework), czyli mechanizmu uznanego przez Komisję Europejską dla firm certyfikowanych w USA. Kopię zabezpieczeń możemy udostępnić na żądanie. [Do potwierdzenia]

6. Okresy przechowywania (zestawienie)

Dane — Okres

Plik faktury i wynikowy XML — Zamierzamy ich nie zapisywać i usuwać je z pamięci po konwersji. Sprawdzimy to testem przed uruchomieniem konwertera.

Skrót tokenu i prefiks IP (wersja bezpłatna) — Do końca bieżącego miesiąca kalendarzowego.

Licznik konwersji — Do końca bieżącego miesiąca kalendarzowego.

Dane płatności i faktury (planowane) — [OKRES PRZECHOWYWANIA]

Adres e-mail na liście oczekujących — Do poinformowania o uruchomieniu konwertera lub wycofania zgody.

Korespondencja — [OKRES]

7. Twoje prawa

Masz prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, cofnięcia zgody (jeśli zgoda jest podstawą) oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Szczegóły i sposób skorzystania z praw opisujemy na stronie "Prawa osób, których dane dotyczą". Odpowiadamy w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, a w razie potrzeby można ten termin przedłużyć o kolejne dwa miesiące, informując Cię o tym.

Prawo do skargi: przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, [ADRES UODO].

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy decyzji wywołujących wobec Ciebie skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Model AI proponuje wartości pól faktury, a każde pole zatwierdza człowiek (Ty) przed pobraniem pliku XML.

9. Pliki cookies

Szczegóły w osobnym dokumencie: Polityka cookies.

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne: szyfrowanie transmisji (HTTPS) i ograniczenie dostępu. Po uruchomieniu konwertera zamierzamy stosować także pseudonimizację identyfikatorów i nie zapisywać treści faktur; sprawdzimy to testem przed uruchomieniem.

11. Zmiany polityki

O istotnych zmianach poinformujemy na stronie. Data ostatniej aktualizacji znajduje się na górze dokumentu.

12. Kontakt

[E-MAIL DO SPRAW DANYCH], [ADRES SIEDZIBY].